Slik styrer du din egen tid

Mette Malka, tidligere direktør i Idéforlaget

Kunsten å mestre tiden er en livsviktig ferdighet som vi ikke lærer på skolen. De fleste av oss har en yrkesutdannelse, men de færreste har fått opplæring i hvordan vi skal arbeide effektivt. Vi «lider» av tidsmangel – uten å vite at det finnes «behandling» for det. Å mestre tiden betyr å mestre seg selv – og det kan du lære litt om nå.

Tiden som ressurs

Tid er en ressurs som er ytterst demokratisk fordelt. Enten du er rik eller fattig, flittig eller doven, genial eller dum, har du nøyaktig like mye tid til disposisjon som noen annen. I motsetning til andre ressurser kan tid verken kjøpes eller selges, lånes eller stjeles, lagres eller spares, fabrikeres, mangfoldiggjøres eller foredles. Den kan bare brukes. Og den forsvinner – enten du bruker den eller ikke.

Den som mister en time om morgenen, leter hele dagen etter den.

Harry Lorayne

Hvor mye tid har vi egentlig?

Vi begynner alle med de samme 24 timene hver dag. De fleste konstaterer at disse timene ikke strekker til for halvparten av det vi vil utføre. Det virker som det aldri er tid nok til å unngå en konstant følelse av press. Det er som om farten er bestemt for oss, og at det blir for få muligheter til å hengi seg til de vidunderlige aktivitetene vi alltid drømmer om.

Ta godt vare på minuttene, timene tar vare på seg selv.

Lord Chesterfield

Begynn med deg selv

Det ligger i den menneskelige natur å mene at årsaken til egne problemer skyldes «alle andre». Det første du må gjøre for å jobbe mer effektivt er å slutte å skylde på utenforstående faktorer. Du må selv være villig til å forbedre deg for å få herredømmet over tiden. Ikke glem at det er din tid vi snakker om!

Effektivitetsmønsteret ditt

I løpet av dagen varierer den mentale og fysiske effektiviteten din i stor grad. Disse bølgetoppene og bølgedalene dukker opp på omtrent samme tid hver dag og utgjør det som kan kalles ditt effektivitetsmønster. Gjennomsnittsmennesket er mest effektivt på formiddagen og minst effektivt på ettermiddagen.

Arbeidsplassen din

Fjern alt rot

Rot er det virvaret som møter deg hver dag når du kommer inn på kontoret ditt. Det er jakken din som er slengt over en stol, det er de fem–seks rapportene som ligger på toppen av arkivskapet, det er haugen med tidsskrifter som du har stablet for å lese senere, og det er alle de inngående og utgående brevene som ligger strødd ut over skrivebordet ditt.

Rydd skrivebordet

Bestem deg for å ha et ryddig skrivebord. Det innebærer å ha et system med tydelig merking. Du kan bruke kurver, men det kreves mer enn en inn- og utkurv. Aktuell merking kan være: saker i arbeid, arkiveres, leses, oppfølging, utgående post og lignende.

Understrek viktige fakta

Slutt med å bla gjennom det samme materialet om og om igjen. Blant alle papirer/dokumenter du må lese, arkivere, beholde eller sende videre, er det alltid enkelte ting som skiller seg ut. Fremhev viktige ting med merkepenn. Da er det lett å finne tilbake til det vesentlige når du får behov for det.

Bruk papirkurven

Papirkurven er et funksjonelt ledd i papirflyten. Kast så mye som mulig. Forsøk å komme over din følelsesmessige tilknytning til papir. Kast i stedet for å prakke rotet ditt over på andre.

Skaff deg gode hjelpemidler

Sørg for at du har alle de hjelpemidlene du trenger, og at alle er operative. Slutt med å låne saks eller stiftemaskin av andre hver gang du trenger det. Ikke minst må du sørge for å ha effektive arkiveringssystemer og rutiner – både når det gjelder papir og datafiler.

Mennesker og miljø

Begrens forstyrrelser

Du kan ikke avskaffe avbrytelser. De fleste avbrytelser er spørsmål om du vil gjøre det som du får betalt for å gjøre. Jobben din går ut på å snakke med kunder, svare på ansattes forespørsler, diskutere med en kollega eller svare på et spørsmål fra sjefen. Men du kan begrense avbrytelsene, og det er du nødt til om du skal kunne arbeide effektivt.

Vær obs på tidstyvene

Arbeidslivet er ingenting uten mennesker. Det er på sett og vis synd, siden du ellers ville fått mye bedre tid. Du kan ikke fjerne menneskene, men du kan prøve å kontrollere måten de plutselig avbryter arbeidet ditt på. Enkelte avbrudd er nyttige i seg selv, mens andre er fullstendig bortkastet tid. Du må lære deg å si bevisst ja eller nei til å bli forstyrret av andre mennesker.

«Det finnes mennesker som ikke greier å kaste bort tiden på egen hånd. De blir en plage for folk som har noe å gjøre.»

Louis de Bonald

Sørg for effektive møter

Ineffektive møter er årsaken til mye tidssløsing. Men vi trenger dem – i hvert fall noen av dem, og det gjelder å få mest mulig ut av dem. Alle som innkaller til et møte, bør tenke over om møtet virkelig er nødvendig. Husk at det ikke bare er snakk om egen tid, men om tiden til alle som deltar i møtet. Vurder om du kan ta noen telefoner eller sende e-post i stedet. Når du selv blir innkalt til møte, må du forvisse deg om at det er viktig før du sier ja til å delta.

(Se for øvrig kapittel 20 og 21 for tips om det å lede effektive og kreative møter.)

Unngå overflod av informasjon

Vi opplever alle å få en strøm av informasjon. Det kan være overveldende, og det kan gjøre oss blinde for det vi burde ha oppmerksomheten rettet mot. Den ideelle løsningen er å analysere omhyggelig alle informasjonskilder og eliminere uvesentlig informasjon.

Skap klar kommunikasjon

Mangel på klar, entydig og meningsfull kommunikasjon mellom mennesker er en vanlig årsak til at tid går til spille. Å være ettergivende overfor de ansatte eller å opptre underdanig overfor en overordnet er å sløse bort alles tid. Åpen og direkte kommunikasjon er best for alle fordi den renser luften og hindrer at tiden går med til pjatt.

Gode arbeidsvaner

Si nei oftere

Av alle teknikker for å spare tid, er det å si nei den mest effektive. Du klarer ikke å gjennomføre effektivitetsforbedringer med mindre du lærer deg å si nei til oppgaver du ikke bør gjøre. Mange mennesker er redde for å fornærme andre og ender opp med å leve sitt eget liv etter andre menneskers prioriteringer.

Bryt vaner

Over tid utvikler de fleste mennesker bestemte måter å arbeide på som er ineffektive. Mange begynner dagen på kontoret med å lese avisen, bla igjennom papirene på skrivebordet, ta en telefon, prate med andre og så videre. Med slike vaner er det ikke rart om man ikke får utrettet noe før utpå dagen. Ineffektive vaner må brytes, selv om det ikke er enkelt.

Unngå utsettelser

De fleste er flinke, ja nesten geniale, når det gjelder å finne grunner til å utsette ting. «Jeg har ikke tid», er den vanligste unnskyldningen. Resultatet er at man skyver arbeidsoppgaver – ofte de som er vanskelige og som man gruer seg til – foran seg. Disse oppgavene blir bare større og større – og mer og mer vanskelig å ta fatt på. Kunsten er å være like flink til å utføre oppgaver som man er til å utsette dem.

Vurder om reisen er nødvendig

Det sies at man utvider horisonten ved å reise. Sannheten er at reising sluker mye tid og er ikke alltid like påkrevet. Det er absolutt verdt å tenke over både om reisen er nødvendig og eventuelt hvordan du utnytter tiden på reisen. Jo mer du planlegger og «timer» en reise, desto mindre forstyrrende vil den bli for deg selv og bedriften din.

Unngå å bli stresset

De fleste av oss er ikke klar over at vi er stresset før det har gått for langt – og da har det som regel gått ut over helse, jobb, familie og sosiale relasjoner. Alle trenger litt press for å fungere optimalt, men både for lite og for mye press kan være skadelig. For mye press fører til fysisk eller psykisk sammenbrudd, mens for lite press fører til sløvhet og dårlig mestring av dagliglivet. Det er ditt ansvar å beherske det presset du er utsatt for. Vi vil aldri klare å beherske press hvis vi tror at det er andre menneskers ansvar å gjøre det for oss.

Tiden er en stor læremester, men dessverre tar den livet av sine elever.

Hector Berlioz

Legg igjen problemene på jobben

Et av de vanligste problemene når det gjelder stress, er at man tar bekymringene med hjem. Hvis du har hatt en dårlig dag på jobben og fortsetter å bekymre deg over det når du kommer hjem, går det ut over familien og du ødelegger kvelden også. Neste morgen begynner du dagen med å bekymre deg over gnisningene i hjemmet og problemene på jobben. Problemene du samler opp på denne måten, skaper stress og elendighet både på jobben og i hjemmet.

Helse og velvære

Tiden er Guds måte å gi kreditt på.

Ralph Boller

Ta pauser

Å arbeide i lange perioder uten pauser er ikke effektiv utnyttelse av tiden. En pause behøver ikke nødvendigvis å være en hvilepause. Å skifte til en annen type arbeid er faktisk vel så avspennende som det å slappe av. Å skifte fra sittende til stående stilling, bytte fra mentalt til fysisk arbeid eller spasere rundt på kontoret eller rundt kvartalet kan være en god erstatning for en hvilepause.

Mosjon er viktig

Hvis du er for opptatt til å mosjonere, har du for mye å gjøre. Bortsett fra at regelmessig trening er bra for lunger, hjerte og fordøyelsessystemet, kommer det deg til gode i arbeidet. Energien du har til arbeidsoppgavene er helt avhengig av din fysiske form. Alle har godt av trening, og vi behøver ikke å oppsøke gymsalen eller helsestudioene for å komme i form. Gjør noe som du synes er moro, ikke et ork.

Spis sunt

Vi trenger sunn mat hvis vi vil ha en kropp som gir oss den energien vi trenger for å fungere godt. Det er vanskelig å oppnå topp ytelse hvis kroppen er trett og overvektig. Tenk igjennom dine egne spisevaner og finn ut hvordan du kan forbedre kostholdet.

Sov nok

Hvis du står opp frisk og opplagt, har du fått tilstrekkelig hvile. Hvis du må tvinge deg til å stå opp om morgenen, har du lurt deg selv – og får svi i form av mangel på energi resten av dagen. Søvnbehovet varierer fra menneske til menneske, og alle bør finne ut hva som er riktig for seg.

Kom i balanse

Vi trenger balanse i livet. Balanse mellom det vi har lyst til å gjøre og det vi er nødt til å gjøre. Vi trenger balanse mellom jobb og familie, mellom arbeid og fritid. Hvis vi bare er opptatt av jobben, blir vi kjedelige. Til slutt kan arbeidet fylle all vår tid. Når arbeidet tar slutt, blir livet tomt.

Sett deg mål

Mål gir livet mening. Uten mål har arbeidet og livet for øvrig liten eller ingen mening. Et mål virker som et lys i mørket. Det bestemmer retningen. Men det er ikke nok bare å ha en vag forestilling om målene sine. Målene må være veldefinerte og fortrinnsvis utformet skriftlig. Én ting er å tenke på noe, noe annet er å skrive det ned.

Tiden strekker til for den som bruker den.

Leonardo da Vinci

Bruk arbeidstiden

Den tiden vi tilbringer på jobben, er ikke noe mål på hvor effektive vi er. Ofte er det de som tilbringer mest tid på jobben, som er mest ineffektive. Problemet er at de lange arbeidsdagene skjuler hvor ineffektive disse menneskene i virkeligheten er. De kan bli farlige forbilder i bedrifter hvor lange arbeidsdager er viktigere enn det som blir gjort.

Beskytt helgene

La ikke arbeidet gli over i fridagene med unntak av i nødstilfeller. En helg med avslapning helt borte fra kontorets krav kan bidra til mer effektiv bruk av tiden i kommende uke. Planlegg helgene dine – da blir de en åndelig oppstiver for hele uken og gir deg et motiv til å få ukens arbeid gjort i tide.

Tidsplanlegging

Begynn å planlegge

Det finnes ikke nyttigere bruk av tiden enn å planlegge. Jo mer tid vi bruker på å planlegge en oppgave, desto kortere tid bruker vi på å utføre den. Sett av tid til planlegging hver dag. Noen foretrekker å utføre planleggingsarbeidet som det første de gjør etter at de har kommet på kontoret – andre planlegger før de slutter for dagen når begivenhetene er ferske i hukommelsen. Tidsplanlegging kan gjøres når og hvor det passer deg best.

Vi må bruke tiden som et redskap, ikke som en sofa.

John F. Kennedy

Skaff deg oversikt

Enten du setter opp en dagsplan eller en ukeplan, er det viktig å skaffe seg oversikt over dagens eller ukens gjøremål. List alle oppgaver og prioriter rekkefølgen for når du vil gjøre de enkelte oppgavene.

Jobb systematisk

Det er lurt å samle «like» arbeidsoppgaver, skaffe seg de fakta man trenger for å gjøre disse oppgavene og så sette i gang med arbeidet. Å svare på telefonhenvendelser eller å gjennomgå e-post er typiske oppgaver som bør slås sammen. Ta én ting av gangen og gjør den ferdig!

Man har alltid tid til det man vil gjøre.

Julius Lange

Prioritering i praksis

Både i jobben og hjemme har vi mange ting å utrette. Noen er små, andre er mer betydningsfulle. I hvilken rekkefølge velger vi vanligvis å gjøre disse tingene:

–Det vi liker før det vi ikke liker.

–Det som er fort gjort før det som tar tid.

–Det som er lett før det som er vrient.

–Det vi kan før det som er nytt for oss.

–Det som haster før det som er viktig.

–Det vi får ordre om før det vi selv ønsker.

Dette er den mest «menneskelige» måten å prioritere på, men som vi alle skjønner, ikke den mest effektive.

Det viktigste først

For mange er det nok å skille mellom de to kategoriene «haster» og «viktig». De fleste får problemer med tidsbruken fordi de bruker for mye tid på ting som haster, men som ikke er viktige. Veldig ofte blir viktige oppgaver – som ofte er langsiktige prosjekter eller aktiviteter som krever nøye forberedelse og planlegging – lagt til side fordi «noe det hastet mer med dukket opp». Vi må lære oss til å prioritere det som er viktig før det som haster.

Delegering er nødvendig

Man behøver ikke å være direktør for å delegere. Foreldre som ikke delegerer husarbeid til sine barn, gjør både seg selv og sine barn en bjørnetjeneste. Din evne til å delegere er i stor grad bestemmende for din effektivitet. Når du delegerer, overlater du en oppgave til et annet menneske og gir vedkommende myndighet til å utføre den, men ansvaret forblir hos deg. Men husk at det å delegere oppgaver som verken du eller noen andre har lyst til å gjøre, ikke er å delegere, men å kommandere. Lær deg til å delegere de utfordrende og berikende oppgavene.

Den som vinner tid, vinner alt.

Benjamin Disraeli

Planlegging i praksis

Bruk et godt planleggingssystem

Hensikten med et planleggingssystem skal være å holde deg à jour med alt du må gjøre, og å sørge for at du kan konsentrere deg om å arbeide istedenfor å bekymre deg om det. Ved å notere ned alt du har å gjøre, slipper du å gå rundt og huske på det. Hjernen fungerer for de fleste av oss dårlig som notatblokk. Sett deg godt inn i systemets muligheter, slik at du kan utnytte det fullt ut. De fleste planleggingssystemer er løsbladsystemer – noe som er helt nødvendig for å oppnå fleksibilitet i planleggingen.

Dagsplanlegging

Mange planleggingssystemer har ett ark for hver dag. Fordelen er at man har god plass å skrive på, mens ulempen er at det blir umulig å sette inn ark for mer enn to måneder av gangen. Det som er viktig når det gjelder dagsplanlegging, er at man ikke starter hver uke med optimistisk å notere alle oppgavene på mandag. I så fall fører man alle de oppgavene man ikke rekker over til tirsdag, så til onsdag og så videre. Dette er direkte sløsing med verdifull planleggingstid.

Ukesplanlegging

Bruker du et planleggingssystem som du kan planlegge en hel uke av gangen med, får du som regel plass til å sette inn ukeplaner for hele året med en gang. Du slipper dobbeltføring og flytting av ark frem og tilbake. I tillegg er sannsynligheten større for at du planlegger en uke fremover (ikke én og én dag), og da er sjansene for at du lykkes både med planleggingen og selve arbeidet, mye større.

Oppgaveplanlegging

Bruk gjerne oppgaveark til å dele opp store prosjekter i overkommelige deler. Sett tidsfrister for når du skal arbeide med hver enkeltdel og noter disse inn i planleggingsdelen. Skriv gjerne med forskjellige farger, eller bruk markører i forskjellige farger for å understreke prioriteringsrekkefølgen. Sett en hake ved det du har gjennomført i stedet for å overstryke det slik at det blir uleselig. Listen kan få betydning i ettertid.

Død, skatter og fødsler! Det er aldri noen beleilig tid for noen av delene.

Margareth Mitchell

Sett av tid til ting som dukker opp

Ikke glem at det alltid vil dukke opp uforutsett arbeid som krever din oppmerksomhet, og som spiser opp tid som du hadde tenkt å vie til annet arbeid. Ved å sette av tid til det uforutsette, beholder du fleksibiliteten og overbelaster ikke deg selv.

Jobb rasjonelt

Prøv å unngå å skrive oppgavene om igjen og om igjen. Det er bortkastet tid. Finn frem til et system hvor du ikke «overfører» oppgavene fra én dag til en annen. Høyst sannsynlig kommer du ikke igjennom alle de oppgavene du planlegger hver dag. Men har du jobbet i tråd med dine prioriteringer, har du fullført de viktigste oppgavene – og det er det tidsstyring dreier seg om. Oppsummer gjerne hver dag med spørsmålet: «Har jeg brukt tiden godt i dag?»

Noen siste ord …

Tidsstyring og glede hører sammen. Arbeid er bare morsomt når du har det under kontroll – og fritid er bare gøy når du kan slappe av uten skyldfølelse. Hvis du begynner å praktisere de tipsene du har fått nå, vil du ikke bare få gjort mer – du vil også få mer ut av livet ditt.

Elsker du livet, så kast ikke bort tiden, for den er det stoffet som livet er laget av.

Benjamin Franklin

Oppsummert

1. Skaff deg oversikt over hva du har å gjøre
2. Skriv ned oppgavene dine og prioriter rekkefølge
3. Gjør det viktigste først
4. Ta en oppgave av gangen og gjør den ferdig
5. Hold orden på papirer og datafiler
6. Ha et ryddig skrivebord og kontor
7. Begrens forstyrrelser
8. Skaff deg gode hjelpemidler
9. Si nei oftere
10. Bruk papirkurven