Slik gjennomfører du medarbeidersamtaler

Brit Hovde, tidligere spesialrådgiver HR

Hva er en medarbeidersamtale?

En medarbeidersamtale er en dialog mellom to likeverdige parter, medarbeideren og lederen. Den skal ta utgangspunkt i bedriftens overordnede mål og strategi, aktuelle satsingsområder og den enkeltes stillingsbeskrivelse. Den er et hjelpemiddel for å sette individuelle mål og evaluere resultater. Samtalen skal bidra til å skape en felles forståelse for helheten, av mål og prioriteringer, slik at hele bedriften trekker i samme retning og den enkelte ser sine egne mål satt i en større sammenheng. I tillegg skal den ha fokus på medarbeiderens selvstendige ansvar for egen jobbsituasjon, utvikling og kompetanse.

Samtalen skal være et hjelpemiddel for å avdekke gjensidige forventninger, realistiske muligheter og rammebetingelser på kort og lang sikt. Den skal bidra til å skape motivasjon, engasjement og utvikling av gode mellommenneskelige forhold i organisasjonen.

Samtalen skal være konfidensiell. Innholdet kan ikke refereres til andre i organisasjonen uten at medarbeider og leder i felleskap er enige om dette.

Medarbeidersamtalen erstatter ikke daglig kontakt og tilbakemelding, men er en formell og strukturert samtale som kommer i tillegg.

Hvorfor gjennomføre medarbeidersamtaler?

Medarbeidersamtalen er et hjelpemiddel for å beholde og utvikle bedriftens medarbeidere. Samtalens viktigste fokus er ansvarliggjøring, utvikling og kompetanse. Den innebærer en forpliktelse fra bedriftens side og engasjement fra medarbeiderens side. Den er kanskje lederens beste mulighet for å stimulere og motivere medarbeideren til positiv og målrettet innsats, og den er med på å sikre at alle jobber mot et felles mål.

Samtalen skal bidra til å sikre at kompetanse- og karriereutvikling både bidrar til å oppfylle medarbeiderens ønsker og behov, i tillegg til at bedriftens interesser blir ivaretatt.

Alle har et ansvar for sin egen arbeidssituasjon. Medarbeidersamtalen gir den enkelte en mulighet til å påvirke, og dermed til å ta økt ansvar for seg selv.

I samtalen blir det fokusert på hvordan vi snakker sammen, og hva vi snakker om. Dermed åpnes nye muligheter for forbedret kommunikasjon mellom leder og medarbeider, noe som igjen vil kunne føre til mer åpenhet og tillit i arbeidsforholdet.

Hvem skal gjennomføre medarbeidersamtaler?

Forutsetningen for de bastante formuleringene i dette avsnittet bygger på at bedriftens øverste ledelse har besluttet at medarbeidersamtaler skal gjennomføres i organisasjonen. Manglende beslutning hindrer selvfølgelig ikke en personalansvarlig leder å gjennomføre dette i egen avdeling. Som virkemiddel for ansvarliggjøring og utvikling fungerer samtalen på hvilket som helst nivå, men de mest verdifulle resultatene får man i organisasjoner der medarbeidersamtaler gjennomføres på alle nivåer.

Hvem har ikke nytte av å være med på å påvirke sin egen situasjon? Svaret er selvfølgelig: ingen. Derfor er utgangspunktet at alle i en organisasjon bør gjennomføre en medarbeidersamtale med sin nærmeste leder. I tillegg er dette lederens mulighet til å «se» sine medarbeidere som selvstendige individer, og ikke bare som del av et team eller en avdeling.

Alle ledere med personalansvar bør derfor ha en plikt til å gjennomføre medarbeidersamtaler. For medarbeiderne er samtalen en rettighet.

Ideelt sett begynner medarbeidersamtaler på toppen i organisasjonen, det vil si at toppleder har sin medarbeidersamtale med styreleder. Målene for bedriften og for toppleder er bl.a. tema. Deretter gjennomfører toppleder samtaler med sine ledere i ledergruppen og de overordnede målene brytes ned til delmål for hver enkelt leder. Deretter «sildrer» prosessen videre nedover i organisasjonen, og målene brytes ned til stadig mindre delmål, helt til hver enkelt i organisasjonen kjenner mål, ønskede resultater, hvordan jobben skal utføres og hvilke individuelle forventninger som gjelder. Prosessen sikrer at alle jobber mot samme mål, og at alle i tillegg til sine egne delmål også får en forståelse for helheten.

Hvis en medarbeider ikke ønsker å gjennomføre samtalen?

Hva skjer hvis en medarbeider ikke ønsker å bruke sin rett til å gjennomføre en medarbeidersamtale? I praksis vil det si at vedkommende avstår fra å ville påvirke sin egen situasjon? Det er lederens ansvar å avdekke hvorfor medarbeideren reserverer seg og bidra til å finne en løsning.

1. «Unødvendig med medarbeidersamtale, vi snakker jo sammen daglig». Lederens oppgave blir å informere om forskjellene på den daglige praten og den strukturerte samtalen, gjerne med fokus på tid og mulighet til en grundigere dialog om viktige tema i medarbeiderens arbeidssituasjon
2. «Ønsker ikke en samtale på tomannshånd med min leder». Lederens oppgave blir å avdekke begrunnelsen, som ofte bunner i manglende tillit, dårlig kommunikasjon, konflikter eller lignende. I korte, uformelle samtaler kan lederen informere om at det faktisk i den aktuelle situasjonen vil være både nyttig og fornuftig å få eventuelle problemstillinger frem i lyset i en strukturert og formell medarbeidersamtale.
3. «Ønsker å gjennomføre samtalen med tillitsvalgt tilstede». En samtale med en tredjeperson til stede er i utgangspunktet ikke en medarbeidersamtale slik den er definert i dette kapitlet. Lederens oppgave blir å avdekke hvorfor medarbeideren vil ha med tillitsvalgt, eventuelt gjennomføre et personalmøte med medarbeider og tillitsvalgt til stede for å rydde unna årsaken til vedkommendes reservasjon. Når dette er ryddet opp i, vil det både være mulig og anbefalelsesverdig å gjennomføre medarbeidersamtalen som planlagt.

Når skal medarbeidersamtaler gjennomføres?

Medarbeidersamtaler bør gjennomføres minimum en gang årlig. Vanligvis foreligger det en beslutning fra toppledelsen om at slike samtaler skal gjennomføres minimum én gang pr. år. Det å gjennomføre medarbeidersamtaler er ressurskrevende, og forutsetter god planlegging og forberedelse. Tidspunktet for gjennomføring av medarbeidersamtaler anbefales vurdert opp mot andre rullerende prosesser i organisasjonen, for eksempel i forhold til budsjettprosessen. Enkelte av de tiltak og aksjoner som berøres i medarbeidersamtalene, vil ofte få budsjettmessige konsekvenser, som kurs, kompetansetiltak og mulige karriereendringer.

Avtale medarbeidersamtale

Det er leders ansvar å innkalle til samtalene. Enkelte ganger oppstår det behov for å gjennomføre mer enn den ene planlagte medarbeidersamtalen i løpet av året. Dette er det selvfølgelig ingenting i veien for! Lederen innkaller til samtalen i god tid før gjennomføringen, minst en uke i forveien. Vanligvis er det enklest å avtale et passende tidspunkt direkte med den aktuelle medarbeideren og så bekrefte avtalen på e-post. Forberedelsesdokument vedlegges mailen, og medarbeideren oppfordres til å ta kontakt om det er behov for informasjon om selve metodikken i samtalen eller om innholdet i forberedelsesdokumentet. Det er viktig for både leder og medarbeider at det er avklart hvilke forventninger som stilles til forberedelsen før selve samtalen.

Det anbefales å gjennomføre maksimalt en medarbeidersamtale pr. dag i den perioden slike samtaler gjennomføres. Dersom lederen ikke har altfor mange samtaler (enkelte nyhetsredaktører kan fortelle om personalansvar for inntil 35 journalister!) så kan det være fornuftig å legge minst en dag innimellom hver samtale. Det er viktig at hver enkelt medarbeider møter en opplagt og godt forberedt leder som er motivert til å gjennomføre en konstruktiv og positiv utviklingssamtale med hvert enkelt individ han har personalansvar for.

Inngåtte avtaler skal fortrinnsvis overholdes uten endring av tidspunkt. Dette av respekt for medarbeideren, medarbeiderens tid og medarbeidersamtalen som verktøy (bedriften bruker mye produktiv tid til å gjennomføre medarbeidersamtaler). Det er demotiverende for medarbeideren at leder endrer avtaletidspunkt, det handler om respekt for andres tid. I tillegg gir det en signaleffekt ut i organisasjonen om at her er en leder som nedprioriterer medarbeidersamtalen, «da er det kanskje ikke så viktig allikevel?». Når jeg blir spurt om hva som kan være legitim begrunnelse for å endre tidspunktet for avtalt medarbeidersamtale, er svaret gjerne dødsfall eller lignende. Derved signaliserer jeg i det minste alvoret ved å foreta en endring.

Forberedelse til medarbeidersamtale

Det er flere viktige elementer som inngår i forberedelsen til medarbeidersamtalen. Lederens forberedelse vil oftest fokusere på følgende områder:

–Stillingsbeskrivelsen. Hvis den ikke allerede er utarbeidet, er det naturlig å bli enige om å gjøre det i medarbeidersamtalen. Hvis den foreligger fra tidligere, vil det være naturlig å revidere den

–Oppnådde resultater i forhold til handlingsplanen fra forrige medarbeidersamtale. Status, hva er oppnådd, og hva er ikke oppnådd? Hva kan gjøres annerledes og på en bedre måte fremover?

–Mål og planlagte resultater i neste periode

–Bedriftens kompetanse- og utviklingsbehov

–Medarbeiderens kompetansebehov, ønske om etter- og videreutdannelse

–Karriere- og jobbutviklingsmuligheter

–Arbeidsmiljø, spesielt faktorer i innenfor det psykososiale området

–Spesielle ting som det er naturlig å ta opp i medarbeidersamtalen

De fleste organisasjoner har utarbeidet egne forberedelsesskjemaer. I tillegg finnes det et utall av forslag utarbeidet av konsulenter og kursleverandører. Hvis din organisasjon ikke allerede har et ferdig utarbeidet skjema, anbefales det å lage et enkelt skjema med utgangspunkt i følgende stikkord:

–Oppnådde resultater i forrige periode

–Planlagte mål og resultater i neste periode

–Gjeldende kompetanse og behov for kompetanseutvikling

–Dagens jobbsituasjon og ønskelig videreutvikling, eventuelt ønske om karriereutvikling og andre/nye arbeidsoppgaver

–Samarbeid, trivsel og andre arbeidsmiljøfaktorer

Medarbeiderens forberedelsesskjema bygges over samme lest, men da med medarbeiderens fokus og ståsted som utgangspunkt.

Praktiske rammer for gjennomføringen

Det finnes en rekke enkle og praktiske tiltak for å etablere rammen rundt en god medarbeidersamtale. Noen av disse er allerede nevnt, men tas allikevel med for oversiktens skyld:

–Vær godt forberedt, og bestem deg for hva som er det viktigste tema i samtalen sett fra din side.

–Benytt et nøytralt møterom. Ikke gjennomfør samtalen på eget kontor. Sitt for all del ikke bak et skrivebord med medarbeideren i en besøksstol på den andre siden. Husk at samtalen skal være en dialog mellom to mest mulig jevnbyrdige parter.

–Sørg for å være uforstyrret. Sett gjerne en gul lapp på døren som informerer om at medarbeidersamtaler gjennomføres.

–Skap en hyggelig og avslappet atmosfære. Sett gjerne frem kaffe, te osv. Finnes det en sofagruppe i rommet, så benytt gjerne denne fremfor møtebord/-stoler.

–Sett av nok tid, gjerne en og en halv til to timer. Og avtal aldri et nytt møte rett etterpå. Det er et dårlig signal til medarbeideren om du kikker på klokken og signaliserer at samtalen må avsluttes fordi du har det travelt.

–Slå av mobiltelefonen. Selv en mobiltelefon som vibrerer kan være nok til at en god dialog om et vanskelig og krevende emne, går i stå.

Rammer for innholdet i medarbeidersamtalen

Begynn gjerne samtalen med noe positivt. Alle liker å få ros. Fokuser på sterke sider og på eventuelle forbedringspotensialer. Hva er det medarbeideren gjør bra, og som det kan gjøres mer av i fremtiden?

Benytt anledningen til å lytte aktivt. Som leder har du ansvaret for samtalen. Vær oppmerksom på at det særlig i innledningen av møtet er lett å falle for fristelsen og ta ordet. Inviter til dialog og still undersøkende og åpne spørsmål for å få vite mer. Ta deg tid til å lytte, og benytt pauser aktivt for å få medarbeideren på banen. Signaliser oppmerksomhet og interesse. Dette er en samtale hvor det er viktigere å lytte til medarbeideren enn å snakke selv. Vær forsiktig med å love noe utenfor dine egne fullmaktsrammer. Å love noe som ikke kan holdes i ettertid, skader både ditt forhold til medarbeideren og setter medarbeidersamtalen som sådan i vanry. En grei tommelfingerregel er å snakke 20 prosent og lytte 80 prosent.

Fokuser på temaene, ikke tillat slarv. Benytt anledningen til å gi ærlige tilbakemeldinger, og husk å fokusere på sak, ikke på person. Gi også medarbeideren mulighet til å gi deg som leder tilbakemelding. Tenk igjennom på forhånd hvordan du vil reagere dersom din lederstil får kritikk. Å ta tilbakemeldinger til etterretning, tenke igjennom dem og så på et senere tidspunkt gi en tilbakemelding, kan være et godt alternativ til å gå umiddelbart i forsvar (det er så altfor lett).

Vurder atferd og prestasjoner, snakk om dine egne erfaringer og oppfatninger. Ikke referer til hva tredjeperson sier, og snakk heller ikke om tredjeperson.

Innholdet i medarbeidersamtalen

Vurderinger

Under medarbeidersamtalen skal leder og medarbeider sammen vurdere om oppnådde resultater er som forventet. Vurderingene gjøres i forhold til:

–Arbeidsmål/handlingsplaner for planperioden

–Hovedansvar og oppgaver som beskrevet i stillingsbeskrivelsen

–Forbedringer gjennomført innen eget ansvarsområde

–Utvikling av medarbeideren både faglig og eventuelt ledelsesmessig

–Samarbeidsforhold

Vurderingene skal være kvalitative og beskrivende. I tillegg skal medarbeideren gis mulighet til å gi tilbakemelding til egen leder om ledelse, samarbeid og organisasjon.

Mål og resultater

Det er en stor utfordring å definere gode mål. Noen «knagger» kan være nyttige å ha med seg til denne delen av samtalen:

S – Situasjonsbeskrivende

M – Målbare

A – (Ansporende) motiverende

R – Realistiske

T – Tidfestede

E – Enkle

Hvis du får et konkret svar på spørsmålet «Hvem skal gjøre hva når?», er sjansen stor for at dere har klart å definere SMARTE mål.

Spesielle/krevende tema

Medarbeidersamtalen er sjelden arena for «den vanskelige samtalen». «Den vanskelige samtalen» skiller seg fra medarbeidersamtalen ved at man tar for seg en situasjon som sett fra bedriftens side representerer et problem. Det kan for eksempel være atferd som krever spesiell grensesetting:

–Samtaler med rent informasjonsinnhold – oppsigelser , advarsler

–Samtaler med endringsformål – for dårlig kvalitet på arbeidet, dårlig oppførsel, alkohol, andre rusmidler etc., eller omstillinger , omplasseringer, oppsigelser

–Samtaler om problematiske relasjoner – manglende motivasjon, illojalitet, langtids sykefravær , personalkonflikter, samarbeidsproblemer

Dette er tema som krever rask reaksjon fra ledelsens side, og det er ikke formålstjenlig å vente til anledningen byr seg i en medarbeidersamtale. Formålet med «den vanskelige samtalen» er korreksjon og problemløsning, og setter derfor klare krav til lederen hva gjelder fasthet og styrke, hvilket betyr at forholdet leder–medarbeider klart kommer til uttrykk. «Den vanskelige samtalen» gjennomføres ved behov på bakgrunn av kunnskap og viten om faktiske problemstillinger. «Den vanskelige samtalen» utsettes ikke med håp om at «ting ordner seg». Det skjer vanligvis svært sjelden.

Hvis det i en medarbeidersamtale er behov for å gå inn i enkelte av de krevende områdene ovenfor, vil fokus være på forbedring og utvikling. Vanligvis vil samtalen dreie seg om oppsummering av tidligere samtaler, vurdering av oppnådde resultater, positive forbedringer, videre utvikling osv.

Før du tar tak i et krevende tema, er det viktig å tenke nøye gjennom hva du ønsker å oppnå. Finn konkrete eksempler på det som kan illustrere problemet. Husk å ha med eventuell dokumentasjon. Vurder noen realistiske løsningsforslag, samt tenk igjennom hva du tror dere lettest kan bli enige om. Et godt råd under forberedelsen er å visualisere denne delen av samtalen på forhånd.

Nyttige punkter til forberedelsen av den krevende delen av medarbeidersamtalen:

–Hva er målet med å ta opp det aktuelle problemet/saken?

–Hva kan du starte med som er positivt uten å «pakke inn» det viktigste budskapet?

–Hvordan vil du sikre at dere har et felles virkelighetsbilde?

–Hvordan vil du sikre at samtalen fokuserer på det som er viktigst?

–Hva er det verste som kan skje, og hvordan vil du takle dette?

–Skriv ned det som er ditt aller viktigste budskap i denne forbindelse. Det vil i sin tur danne et godt grunnlag for handlingsplanen etter medarbeidersamtalen.

NB: Husk å forberede deg på en ryddig avslutning på det aktuelle temaet, slik at du ikke svekker det viktigste budskapet med noen uoverveide ord!

Det er viktig å få frem medarbeiderens reaksjoner. Lytt derfor aktivt når medarbeideren uttaler seg. Benytt «det gode øret», og sjekk ut om du har forstått den andre riktig. Be medarbeideren være konkret og komme med eksempler. I tillegg kan det være ønskelig å få utdypet argumentasjonen ytterligere. Det er viktig at du som leder forsøker å forstå hva som ligger til grunn for den handlingen og atferden du påtaler. Husk derfor at det å forstå ikke er det samme som å være enig. Påpek også forhold underveis som dere er enige om. En god regel i samtalen er «å være fast i sak og myk på person».

I løpet av samtalen er målet å få frem konkrete endringsforslag. Du bør derfor oppfordre medarbeideren til å komme med forslag til hvordan problemet kan løses og i hvilken takt. Tenk gjerne i flere trinn. Kom til enighet om valgt forslag, og bestem eventuelt selv hva du vil gjøre for å løse problemet, og meddel det.

Det vil ofte være naturlig å ha egne oppfølgingssamtaler om spesielle og krevende tema. Det dere er blitt enige om å gjøre frem til første oppfølgingssamtale, skal tidfestes og kan settes inn et eget referat. Oppfølgingssamtalene dokumenteres skriftlig der det fremgår hva som er oppnådd i siste periode, samt hvilke nye mål som er satt for neste periode. Referatene signeres av begge parter.

Referat fra samtalen

I løpet av samtalen vil det være ting som begge er enige om og som skal følges opp i ettertid. Dette nedfelles i et kort referat som medarbeideren renskriver etter avsluttet samtale. Dokumentet godkjennes av både leder og medarbeider, som så skal ha hvert sitt eksemplar. Dette referatet skal ikke sendes til andre, for eksempel personalarkivet. Dette er et dokument som leder og medarbeider har i felleskap.

Handlingsplan/utviklingsplan

Medarbeidersamtalen skal også resultere i at det blir formulert mål og handlingsplaner forankret i organisasjonens strategi og overordnede mål. Dette skal være prioriterte innsatsområder i det påfølgende året. Under samtalen utformer leder og medarbeider hvilke konkrete mål og avtalte resultater medarbeideren skal oppnå.

Hensikten med utviklingsplanen er, med utgangspunkt i organisasjonens behov, å sette den enkelte medarbeider i stand til å:

–ivareta nåværende arbeidsoppgaver på en bedre måte

–ivareta nye arbeidsoppgaver

–kunne bekle andre stillinger i organisasjonen

Planen utarbeides av leder og medarbeider, renskrives av medarbeideren og underskrives av medarbeider og leder. Planen benyttes eventuelt i forbindelse med budsjettprosessen når dette er nødvendig for å stille økonomiske midler til rådighet.

Kopi av planen kan om ønskelig arkiveres i personalarkivet.

Avslutning

Medarbeidersamtalen avsluttes med fokus på videre oppfølging. Ingen har glede av handlings- og utviklingsplaner som arkiveres i en skuff for først å bli tatt frem i forbindelse med forberedelsen til neste års medarbeidersamtale. Avslutt gjerne med å avtale tidspunkt for første oppfølgingssamtale.

Oppfølgingssamtaler

Oppfølgingssamtaler anbefales gjennomført minimum en gang pr. kvartal, med fokus på kortsiktige mål og resultater, samt vurdering av rammebetingelser og forutsetninger for å nå mer langsiktige mål og resultater. Kanskje kan det være nødvendig med enkelte kursendringer for å sikre fremtidig resultatoppnåelse.

En oppfølgingssamtale er mer uformell enn medarbeidersamtalen og vil ofte ikke vare mer enn en halvtime. Det viktigste med samtalen er å sikre at både arbeids-, handlings- og utviklingsplan er levende dokumenter som inngår i hverdagens planer og utfordringer.

Oppsummert

1. Sørg for god informasjon på forhånd om hva, hvorfor, hvordan og når
2. Sørg for at både medarbeider og du selv får tid til god forberedelse
3. Avtal tid for møtet i god tid, og hold fast på avtalt tidspunkt
4. Benytt et nøytralt rom, og skap en uformell atmosfære
5. Sett av nok tid, og sørg for å være uforstyrret
6. Begynn med noe positivt, fokuser på det som er bra
7. Inviter til dialog, benytt pauser aktivt i samtalen
8. Still åpne spørsmål, lytt til svarene
9. Vær kritisk til atferd og sak, ikke til person
10. Stimuler og rettled til ansvar og utvikling
11. Bli enige om en handlings- og utviklingsplan
12. Avtal hvordan medarbeidersamtalen skal følges opp

HUSK: Å gjennomføre gode medarbeidersamtaler er en treningssak, og som i alle andre sammenhenger, «øvelse gjør mester».