Slik gjennomfører du et jobbintervju

Janne Jarnfeldt, people&culture lead Norge&Danmark, Riverty Group

Et jobbintervju må være en av de mest unaturlige situasjonene som finnes. I hvilken annen situasjon sitter man overfor en (ofte) fremmed person for å granske og vurdere vedkommende inngående i en times tid på jakt etter skjulte egenskaper eller lyter? Og hvor etterrettelig er vår subjektive vurdering?

Når man vet hvor risikabel denne «sporten» er, og hvor dyrt og kjedelig det er med feilansettelser, kan det være verdt å legge vekt på gode forberedelser til jobbintervjuet.

• Vær beredt!
• Et jobbintervju er verken en uformell prat eller et aggressivt forhør.
• Et vellykket jobbintervju skal gi deg de beste forutsetningene for å velge riktig kandidat.

Gode intervjusituasjoner er preget av:

–gode forberedelser: kravspesifikasjon for stillingen og grundig CV-gjennomgang

–enhetlig vurdering av alle kandidatene

–ryddige rammer for møtet

–bruk av verktøy (intervjuskjema og ev. øvelser) som er tilpasset situasjonen

Kan – vil – passer til

Det er tre elementer man særlig vurderer ved rekruttering av nye medarbeidere:

1. KOMPETANSE: Utdannelse, yrkeserfaring og ferdigheter. Kan kandidaten gjøre jobben?
2. MOTIVASJON: Hvorfor vil kandidaten ha jobben? Vil kandidaten gjøre jobben?
3. PERSONLIGE EGENSKAPER: Vil kandidaten passe inn i stillingen og i vår bedrift?

På bakgrunn av disse grunnleggende punktene setter man opp en kravspesifikasjon som igjen danner grunnlag for intervjuskjemaet.

Kravspesifikasjon

Ofte velger man å søke både eksternt og internt når en stilling skal besettes. Uansett hva man velger, starter en rekrutteringsprosess ALLTID med en grundig jobbanalyse og kravspesifikasjon. Spesifikasjonen skal inneholde følgende punkter:

Overordnet

–Bakgrunn for søk etter ny medarbeider (nyopprettet stilling eller erstatning)

–Konkret beskrivelse av ansvarsforhold, rapporteringsvei og jobbinnhold (med andre ord: stillingsbeskrivelsen)

Kompetansekategorier:

–Krav til formalkompetanse (utdannelse)

–Krav til realkompetanse (kunnskaper og ferdigheter)

–Ønske om bransjekunnskap eller erfaring

–Ledererfaring eller interesse for å påta seg lederansvar

–Evne til selvstendig arbeid / jobbmestring

–Samhandlingsevner

–Endringsvillighet

Personlige egenskaper

–Evne til initiativ

–Sosiale egenskaper

–Samarbeidsevner / fleksibilitet

–Kreative evner

–Analytiske evner

–Evne til struktur

Andre ferdigheter

–Språk

–IT-kunnskaper

–Spesifikke ferdigheter

Øvrig

–Fleksibilitet i forhold til reising

–Disponere egen bil

Betingelser

–Lønn

–Pensjonsordning

–Bilordning/incentiver

Forberedelser til intervjuet

Det er krevende å evaluere andre mennesker, og vurderingen vil aldri bli helt objektiv. Derfor er det viktig å involvere flere i prosessen slik at man kan sammenfatte inntrykkene sett i forhold til en definert kravspesifikasjon.

Det er dessuten nyttig å bruke verktøy (intervjuskjema og oppgaver) som gjør at man måler/evaluerer det som er viktig for å lykkes i stillingen. Det er også viktig at man måler/evaluerer alle kandidatene så likt som mulig slik at man kan sammenligne inntrykkene.

–Start med å definere hvem i selskapet som skal delta i ansettelsesprosessen. Nærmeste leder, HR eller andre.

–Bli enige om hvem som skal delta under intervjuet. Det skal være minst to personer og maks tre. Blir det for mange representanter for selskapet, vil intervjuet lett gå over til å bli et forhør. Det er vanskelig å skape et tillitsfullt forhold til kandidaten med for mange til stede.

–Når man har mottatt en bunke søknader og CV-er, er det viktig å gå strukturert til verks. Sett opp en liste over det viktigste, for eksempel formell utdanning, evne til å ta ansvar eller samarbeidsevner. Lag et skjema og vurder den enkelte på en skala fra en til fem i forhold til egnethet.

–Alle som er involvert i rekrutteringsprosessen, bør lese CV-ene individuelt uten å utveksle meninger. Ha et oppsummeringsmøte hvor kandidatene gjennomgås på bakgrunn av evalueringsskjemaet.

–Vær bevisst på å lese med et åpent sinn!

–Vurder interne og eksterne søkere på lik måte og ikke vær forutinntatt. Ha respekt for at interne søkere løper en risiko ved å flagge at man ønsker seg ny jobb. Om man ikke når opp, skal disse søkerne sitte igjen med følelsen av å ha blitt behandlet på likt grunnlag som andre.

CV = intervjuverktøy

En CV er kandidatens salgsdokument og ditt verktøy under intervjuet.

Utformingen av CV-en er ditt første «møte» med kandidaten og det å vurdere en CV er faktisk svært subjektivt. Du danner deg et inntrykk som ofte er helt annerledes enn slik du opplever personen under intervjuet. Hvis inntrykkene er svært forskjellige bør det være grunn til vurdering og diskusjon.

Slik vurderer du innholdet i en CV

–Personlige opplysninger: Foruten navn og kontaktopplysninger er det vanlig å ha med fødselsår og sivilstatus. Hvis fødselsår mangler, er det ofte en grunn til det! Antall barn og deres alder sier mye om personen evner å kombinere jobb og familieliv, noe som igjen vitner om ambisjoner og struktur

–Utdannelse: Navn på lærested, grad oppnådd med årstall og kanskje karakter oppnådd. Det kan være interessant å se på hvordan kandidaten har satt sammen sin formelle kompetanse. Har man valgt en tradisjonell vei, eller viser valgene individualitet. Har man fullført utdannelsen. Hva slags resultater er oppnådd

–Yrkeserfaring: Navn på selskap, tittel på stilling og årstall. Jobbinnhold i stillingen, ansvarsområder og gjerne resultater som er oppnådd. Se etter kontinuitet i ansettelsesforholdene. Er det perioder utenfor arbeidslivet. Er det hyppige jobbskift. Har kandidaten fått økt ansvar i et ansettelsesforhold som har vart lenge. Er det en rød tråd i karrieren, eller virker det usammenhengende. For ledere bør det stå noe om resultatoppnåelse.

–Øvrig informasjon: Kurs, styreverv og interesser. Dette er elementer som forteller mye om kandidatens initiativ, evne til å ta og bli gitt ansvar, kreativitet, arbeidskapasitet, sosiale ferdigheter, ryddighet, struktur og mye annet.

Et åpent sinn – er det mulig?

De aller, aller fleste gruer seg til jobbintervjuet. Alle vet at man har en time å presentere seg på, og da skal alt klaffe. Kandidaten kan aldri forberede seg 100 prosent, for den personlige relasjonen som oppstår mellom intervjuer og kandidat vil påvirke samtalen i stor grad. «Trynefaktoren» spiller en viktig rolle. Begge parter lar seg påvirke av ubevisste og irrasjonelle faktorer. Vi tar med oss forestillingene våre inn intervjusamtalen.

Forskere forklarer fenomenet på denne måten:

–Stereotypi: Personer tillegges egenskaper ut fra egne assosiasjoner og forestillinger mer enn objektive, faktiske forhold. Har kandidaten piercing, vil det påvirke totalvurderingen

–Likhetseffekt: Vi favoriserer personer som ligner oss selv.

–Favorisering av det som vil tjene deg selv.

–Overvurdering av egen vurderingsevne. Når ledere forbereder seg dårlig til intervjuet, i kraft av sin stilling

–Førsteinntrykkseffekten: Vi danner oss et inntrykk etter 90 sekunder.

–Haloeffekten: Fordreining av oppfatning, vi overser eller overfokuserer på trekk vi ikke vil se eller ikke liker

Intervjuskjema

Et intervjuskjema sikrer at alle kandidatene blir vurdert på likt grunnlag. Intervjuskjemaet lages på bakgrunn av kravspesifikasjonen.

• Lag maks 20 spørsmål.
• Vær oppmerksom på forskjellen på ferdigheter (gjøre) og egenskaper (være).
• Følg skjemaet og still de samme spørsmålene til alle kandidatene.
• Sørg for å stille åpne spørsmål.
• Be om eksempler og illustrasjoner for å få kandidaten til å utdype svarene.
• Finn frem til et eller to eksempler på kritiske situasjoner man kan støte på i den aktuelle stillingen, og lag en situasjonsbeskrivelse som er enkel å formidle.
• Vurder kandidatens kommunikasjonsferdigheter, evne til empati, problemløsning, initiativ og ansvarsevne.
• Noter dine inntrykk underveis. Det er veldig nyttig å ha når man i oppsummeringen skal diskutere kandidaten med kolleger eller referere fra intervjuet til andre.

Intervjuskjemaet sikrer validitet (at man vurderer det som er viktig for stillingen) i forhold til å ta en korrekt avgjørelse. Uten et slikt skjema kan det lett bli en samtale dominert av tilfeldigheter og manglende fokus. Forskning viser at intervjuer uten intervjuskjema har svært liten «treffsikkerhet» i valg av riktig kandidat. Da vil samtalen preges av person og situasjon i altfor stor grad.

Intervjusituasjonen

Sørg for å skape en god stemning under intervjuet slik at kandidaten senker skuldrene og får vist seg fra en positiv side. Hensikten er at man skal bli kjent med hverandre. Utfordrende og tøffe spørsmål stilt på en vennlig måte får større effekt og riktigere respons, som man kan lære mye mer av, enn brutale skudd fra hoften. Vær ekstra observant på kandidaten de første minuttene og noter ned stikkord for ditt førsteinntrykk.

Første, andre og tredje gangs intervju

Det er vanlig å kalle rundt ti kandidater inn til første intervjurunde. Har man mange, gode kandidater eller helt spesifikke krav, kan man gjennomføre en første siling på telefon for å spare tid.

I den første runden skal man klarere om kandidaten KAN og VIL gjøre jobben, altså om kompetansen og motivasjonen er til stede. Intervjuskjemaet lages i forhold til dette. Tester og arbeidsprøver er ikke nødvendig i denne runden. Dette intervjuet varer inntil en time.

I andre intervjurunde inviterer man inntil seks kandidater til videre prosess, og nå skal man særlig sjekke hvordan kandidatene vil gjøre jobben og hvordan de vil passe inn i organisasjonen. Husk at du både er ansvarlig for å velge riktig kandidat til organisasjonen OG riktig organisasjon til kandidaten. Personlighet og kultur skal stemme overens.

I forkant av andre intervjurunde kan man eventuelt gjennomføre tester, slik at man starter den andre samtalen med gjennomgang av resultatet. Det er nyttig læring å se hvordan kandidaten gjenspeiler sin personlighetsprofil – eller ikke.

Om man ber om arbeidsprøver, kan også disse gjennomgås. Lag et intervjuskjema for denne runden også, selv om skjemaet ikke behøver å være så omfattende.

De to–tre beste kandidatene går videre til finaleintervjuet. I dette intervjuet kan eventuelt ledere på øverste nivå inviteres med. Samtalen bør være så konkret som mulig og avdekke om kandidaten virkelig ønsker denne stillingen. Man må også sikre at man er enige om betingelsene. Det er dessverre mange kandidater som ender med å takke nei til et tilbud, og dermed KAN du risikere å måtte gjøre prosessen på nytt.

Tester og arbeidsprøver

Enkelte ganger er det nyttig å be om arbeidsprøver som artikler, foto eller design. Be om å få disse før intervjuet slik at du er best mulig forberedt på å gjennomgå dem.

Om man ønsker å inkludere personlighetsanalyser i prosessen, kan det være nyttig å gjennomgå denne i starten på intervjuet. Testene sier noe om personens forutsetning for å lykkes i jobben. Men bare personer som er sertifisert og har lang erfaring i bruk av slike verktøy, bør gjøre dette.

Bruk arbeidsprøver og testresultater som innledning til temaer du anser som interessante å diskutere. Om stillingen fordrer svært gode samarbeidsevner, så gå inn på dette området i personlighetsprofilen, for eksempel.

Intervjuets faser

Legg opp til at intervjuene skal vare en time. Et stramt tidsskjema gjør at alle skjerper seg og holder seg til tema.

1. Start det første møtet med en skikkelig presentasjonsrunde slik at det ikke er noen tvil om hvilken rolle den enkelte har. Gjør rede for tidsplanen og hvordan tiden vil bli disponert.
2. La intervjuet starte med informasjon om selskapet, om den aktuelle avdelingen og om stillingen. Dette skal ta maks ti minutter.
3. La så kandidaten få ti minutter til å presentere seg.
4. Bruk de neste 30 minuttene på samtale/intervju med kandidaten med intervjuskjemaet som basis. La kandidaten snakke i 70 prosent av tiden og dere i maks 30 prosent. I førstegangsintervjuet er det nyttig å bruke CV-en som utgangspunkt for samtalen. Gå gjennom hva vedkommende har gjort og få innblikk i årsakene og måten jobbyttene har skjedd på.
5. Bryt vennlig av om kandidaten snakker for mye – for å lede samtalen inn på temaer som er viktige. Det er din oppgave å sørge for at tiden blir brukt til relevante tema. Erfaring viser at både intervjuer og kandidat kan bruke altfor mange ord.
6. Rund av intervjuet med en kort oppsummering av det inntrykket dere har fått og spør om kandidaten har spørsmål. Gjør så tydelig rede hva som er neste steg i prosessen og når dere tar kontakt for å informere om det.

Oppsummert

1. Lag en liste over hvilke ferdigheter og egenskaper som er viktigst, og sett opp en kravspesifikasjon for stillingen. Lag et intervjuskjema
2. To–tre personer gjennomfører intervjuet – verken flere eller færre
3. Les kandidatenes CV nøye i forkant. CV-en er ditt viktigste verktøy i samtalen
4. Skap en god atmosfære som fører til en god samtale, uten preg av verken koseprat eller forhør
5. Still åpne spørsmål og vent på svar. Ikke vær redd for stillhet
6. IKKE SNAKK FOR MYE. Det er kandidaten som skal snakke
7. Vær oppmerksom på farene ved å dømme en person for raskt eller på feil grunnlag. Grundige forberedelser er den beste måten å ta riktige avgjørelser på
8. Gi aldri kandidaten informasjon om sjansene for å få jobben under intervjuet – uansett hvordan situasjonen er. Dette skal evalueres av de involverte etter at alle er intervjuet
9. Unngå helt å snakke om andre søkere
10. Stol på intuisjonen din i valget av kandidat